Sådan får du dine medarbejdere godt tilbage på arbejdspladsen

Efter flere måneders nedlukning kan mange af de ansatte i landets virksomheder – hvis alt går vel – snart få lov til igen at møde fysisk op på deres arbejdsplads. Men ikke alt bliver, som før landet lukkede ned.

Vi skal stadig spritte af og holde afstand til hinanden. Og samtidig er det langt fra alle, der vil stille sig i kø for at få en plads på kontoret. Enten fordi de på grund af den forsatte risiko for coronasmitte ikke føler sig trygge ved at skulle sidde mange på det samme sted. Eller også fordi de har fået øjnene op for de fordele, der kan være ved at arbejde hjemmefra.

Det giver en række udfordringer for dig som leder. Spørgsmålet er, hvordan du sikrer en tryg og forsvarlig genåbning og på samme tid skaber de bedst mulige rammer for dine medarbejdere – uanset hvor de sidder.

Det giver Michael Uhrenholt og Anders Koch Hess, som er henholdsvis ledelsesrådgiver og HR-seniorkonsulent hos Lederne, her deres bud på.

Det er vigtigt at få en god overgang til igen at skulle arbejde på kontoret. En idé kan her være at samle medarbejderne i grupper af op til ti personer til en ”walk and talk” i det fri. Det behøver ikke kun at handle om genåbningen, selvom mange sikkert har gjort sig tanker om det. Det kan også være en mere løs snak, hvis det er det, medarbejderne har brug for.

Det vigtige er, at du som leder ikke sætter en for stram ramme. Snakken skal udspringe af det, som presser sig på hos medarbejderne. Husk på, at de har gået lang tid derhjemme – nogle helt op til et år. Derfor kan der have hobet sig en masse tanker og bekymringer op, som de har brug for at få vendt.

Fordelen ved at tage snakken under åben himmel er, at folk typisk slapper mere af på en gåtur, end hvis de sidder om et bord i et mødelokale. Det er ikke meningen, at snakken skal gå fra chef til medarbejder, men at alle kan snakke på kryds og tværs og få mulighed for at finde hinanden. Men selvfølgelig skal du som chef være parat til at svare på de spørgsmål, der end måtte være – også om det at skulle tilbage på kontoret.

Skulle I under nedlukningen have fået nye medarbejdere, er gåturen også en glimrende lejlighed til at få dem introduceret til resten af teamet.

Det er en illusion at tro, at vi kan vende tilbage til de gamle rutiner, som om intet var hændt. Dels fordi det kan være svært at huske de leveregler, som var styrende for arbejdet inden nedlukningen. Og dels fordi coronaen har vendt op og ned på, hvilke regler det giver mening at holde fast i. Derfor er det et must, at du sammen med dine medarbejdere får snakket levereglerne igennem – det vil sige de aftaler og regler, som sætter rammen for det daglige arbejde.

Et godt udgangspunkt kan være at samle teamet til en snak om, hvilke forventninger medarbejderne har til den nye hverdag. Hvad ser de som afgørende for, at arbejdet kommer til at flyde? Det kan handle om mødestrukturen. Om hvordan I tilrettelægger opgaverne. Og om hvilke kommunikationskanaler I fremover skal bruge til at komme i kontakt med hinanden.

Målet er at skabe en fælles forståelse for de rammer, I skal arbejde indenfor. Det er med til at sikre, at I kommer godt fra land rent fagligt, og samtidig giver det for den enkelte medarbejder en tryghed, fordi man kender arbejdsgangene og de aftaler, I har med hinanden.

Det er en god idé at afstemme levereglerne løbende, da der ofte vil være behov for ændringer i forhold til eksempelvis bestemte projekter eller i teamsammensætningen. Og ikke mindst, fordi coronapandemien hele tiden ændrer rammerne for, hvad vi kan og må.

De fleste har under nedlukningen oplevet, hvor meget et virtuelt møde kan blive spoleret af bøvl med teknikken. Netop teknikken vil der blive stillet nye krav til, når medarbejdere på kontoret skal holde møde med de kollegaer, der arbejder hjemmefra – et såkaldt hybridmøde, hvor nogle er samlet fysisk og andre deltager virtuelt.

Hybridmøderne har en række fordele, såsom at holde antallet af fysiske deltagere nede på et forsvarligt niveau. Men de kræver også det rette tekniske udstyr, hvis alle skal kunne se og høre hinanden. De digitale rammer skal, med andre ord, tilpasses den hverdag, der venter lige om hjørnet.

Konkret er det en fordel af have et såkaldt konferencekamera, så de virtuelle deltagere kan se deltagerne i det fysiske mødelokale, samt en storskærm, så deltagerne i det fysiske lokale kan de onlinedeltagerne.

I den kommende tid er det ekstra vigtigt at være klar i sin kommunikation over for medarbejderne. Det gælder ikke mindst i forhold til virksomhedens håndtering af corona. Sørg for, at alle kender reglerne. Kombiner eventuelt e-mails og anden digital kommunikation med plakater rundt omkring på væggene og flyers på skrivebordene med virksomhedens retningslinjer for forebyggelse af smitte. Det skaber tryghed blandt de tilbagevendte medarbejdere og er med til at holde fokus på, hvordan I sikrer en forsvarlig genåbning.

Husk ikke at glemme dem, der sidder derhjemme. Vær sikker på, at de får de samme informationer som dem, du er i rum med. Det har ikke kun en praktisk betydning, men giver også de ansatte en følelse af, at alle bliver behandlet ens, uanset hvor man sidder.

Det kan være overvældende pludselig at skulle sidde mange sammen med larm overalt og folk, der hiver fat i én. Derfor kan det være en god idé at lave en gradvis optrapning, hvor man starter i det små og stille og roligt lader flere møde op. Det handler selvfølgelig om, at det skal være forsvarligt i forhold til smitterisikoen, men altså også om at vænne medarbejderne til igen at være samlet efter så langs tids nedlukning.

En idé kan være at indføre en rotationsordning, så der er styr på, hvor mange der møder ind. Så kan man løbende skrue op for, hvor mange dage folk må sidde på kontoret – selvfølgelig med respekt for myndighedernes restriktioner og anbefalinger. En rotationsordning er ikke kun et godt praktisk værktøj til at styre genåbningen, men kan også bidrage til at skabe tryghed blandt medarbejderne, fordi det signalerer, at man som virksomhed har kontrol over situationen.

Det er ikke alle, der ser frem til at skulle vende tilbage til hverdagen på kontoret. Nogle har opdaget fordelene ved at arbejde hjemmefra og foretrækker nu at sidde så meget på hjemmekontoret som muligt. Andre har brug for en blød overgang. Og endnu andre er stadig ikke trygge ved at sidde mange samlet – måske fordi de har pårørende i risikogruppen.

Derfor er det måske ikke nu, du skal insistere på, at medarbejderne kun må arbejde hjemme én eller to dage om ugen. At udvise fleksibilitet i forhold til medarbejdernes individuelle behov er en måde at vise dem tillid på. Det kan skabe større arbejdsglæde og motivation hos medarbejderne. Og i sidste ende også større kvalitet i arbejdet.

Mange har savnet det sociale liv på arbejdspladsen. Snakken ved kaffemaskinen, i kantinen og på gangene. Og det er vigtigt at give medarbejderne tid og plads til, når de vender tilbage – selvfølgelig med respekt for de retningslinjer, virksomheden har indført.

Det sociale samvær er nemlig med til at skabe sammenhængskraft, nerve og energi i hverdagen. Og behovet for det er man som leder nødt til at respektere og værne om. De giver måske lidt færre effektive arbejdstimer på den korte bane, men er til gengæld med til at sikre, at medarbejderne får arbejdsglæden tilbage og også fremover har lyst til at være en del af virksomheden.

Det burde måske give sig selv. Men glem ikke, at det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at de ansatte kan gå trygt og sikkert på arbejde. Sørg derfor for stille håndsprit op – både på de enkelte kontorpladser, i fællesområderne, på toiletterne og ikke mindst ved indgangsdøren til virksomheden, så man mindsker risikoen for smittespredning på gelændere, elevatorknapper, dørhåndtag og så videre. Hæng gerne skilte op, der minder medarbejderne om, at de skal huske at spritte af.

Husk også at indkøbe rigeligt med mundbind og visirer, som medarbejderne kan bruge, når de skal fra A til B eller sidder flere samlet til et møde.

Derudover er det vigtigt at indrette kontorerne og mødelokalerne på en måde, så det er let og intuitivt at holde afstand til hinanden – eksempelvis ved at placere borde og stole i hensigtsmæssig afstand og tydeligt skrive på alle mødelokaler, hvor mange de er godkendt til.

Endelig bør virksomheden opfordre de ansatte til at lade sig teste mindst én gang om ugen – også selvom de ikke har symptomer.