Overvejer du at eksperimentere med 4-dages arbejdsuge? Her er de bedste råd fra ledere, der allerede er i gang

»Jeg er blevet bedt om at blive hjemme i dag. Tak chef!«

Sådan skrev Julia Nicholson for et år siden på LinkedIn, ledsaget af en række billeder, hvor hun var i motionscenter, fik en ansigtsbehandling, svingede malerkosten i hjemmet og tog en slapper foran pejsen.

I det forløbne år er det blevet hverdag for den 41-årige service- og kalibreringschef, at hun kun skal møde ind på arbejde fire dage om ugen. Ligesom alle de andre godt 45 medarbejdere i Dandiag A/S, der med base i Hedehusene producerer, sælger og servicerer laboratorieudstyr, arbejder hun i kortere tid end før, men til samme løn.

Det har gjort en stor forskel i hendes arbejds- og privatliv.

»Jeg kan vaske tøj, tage ned at træne eller bare nyde, at jeg har en dag, hvor jeg er helt alene. Det er faktisk rigtig lækkert, også selv om jeg ikke helt kan lade være med at tjekke e-mails og holde mig ajour med, hvad der sker på jobbet,« siger Julia Nicholson.

Over 200 virksomheder er i gang
Dandiag A/S er en af en efterhånden lang række danske virksomheder og organisationer, der er begyndt at eksperimentere med 4-dages arbejdsuge. I en tid, hvor politikerne ellers synes at være enige om, at vi skal arbejde mere og i højere alder, går flere og flere virksomheder den stik modsatte vej. Lektor på CBS, Michael Pedersen, der er en af landets førende eksperter på området, vurderer, at over 200 arbejdspladser allerede er i gang med at indføre forskellige versioner af 4-dages arbejdsuge.
Den stigende interesse skyldes i hans optik især et ønske om at løse de udfordringer, mange virksomheder oplever i form af stress og dårlig trivsel.

»Mange ser det som en løsning på den pressede hverdag, deres ledere og medarbejdere oplever, og som en måde at tilbyde en bedre work-life balance, så man via bedre restituering forhåbentlig kan blive flere år i jobbet,« siger Michael Pedersen.

Undersøgelse viser positive erfaringer
Han tog sammen med Pernille Garde Abildgaard, direktør i Take Back Time og forfatter til flere bøger om emnet, for nylig temperaturen på 28 af de virksomheder, der har indført 4-dages arbejdsuge. Ifølge mini-undersøgelsen (se boks) er erfaringerne overvejende positive. De adspurgte virksomheder rapporterer, at de har fået nemmere ved at rekruttere og fastholde medarbejdere, og at de både oplevet løft i trivslen og færre sygedage.

»Selv om undersøgelsen kun omfatter ret få virksomheder, matcher resultaterne den efterhånden ret omfattende udenlandske forskning, der viser det samme, nemlig at 4-dages arbejdsuge giver højere tilfredshed med arbejdet og bedre work-life-balance – uden at produktiviteten falder,« lyder det fra Michael Pedersen.

Både han og Pernille Garde Abildgaard er dog enige om at advare ledere imod at springe ud i forsøg med 4-dages arbejdsuge uden grundige forberedelser, uanset hvilken model, man vælger. Hvis projektet skal lykkes, kræver det, understreger de, at man som leder først tager et kritisk blik på – og langt hen ad vejen er parat til at genopfinde – måden, der arbejdes på. Nøglen er ikke bare at arbejde mindre, men bedre.

»Det er en stor opgave at skabe et arbejdsliv, hvor man når det samme på mindre tid. Det kræver grundige forberedelser, og en dedikeret indsats fra både ledere og medarbejdere,« siger Pernille Garde Abildgaard.

Træn værktøjerne først
I hendes optik ligger eksperimenterne med 4-dages arbejdsuge i naturlig forlængelse af de seneste 60 års udvikling på arbejdsmarkedet, hvor produktiviteten er mere end tredoblet, samtidig med at man i samme periode gradvist har sat arbejdstiden ned. Næste naturlige skridt er derfor, mener hun, at fortsætte til en 4-dages arbejdsuge, samtidig med at man har fokus på at fastholde eller styrke produktiviteten.

»Man kan dog ikke bare gøre det fra den ene dag til den anden. Det er altid min anbefaling, at man først begynder at træne de værktøjer, der skal til, for eksempel fokus- eller stilletid og en anden mødekultur, mens man gradvist – og i tæt samspil med medarbejdere – begynder at sætte arbejdstiden ned,« siger Pernille Garde Abildgaard.

Virker som ’forstørrelsesglas’
Det er nogle anbefalinger, som Dandiags administrerende direktør, Charlotte Rugaard Nielsen, gerne skriver under på. Selv om hun opfatter virksomhedens forsøg med 4-dages arbejdsuge som en succes, advarer hun om, at der er en række faldgruber, man som leder skal være opmærksom på, inden man kaster sig ud i det. Hun har selv oplevet, hvordan 4-dages ugen virker som ’et forstørrelsesglas’ på selv små udfordringer eller problemer i arbejdsprocesserne.

»Det har været en af de vigtigste findings for mig i den her proces, at de udfordringer, du har i en normal 5-dages arbejdsuge, lige bliver 20 procent værre i en 4-dages uge,« siger Charlotte Rugaard Nielsen.

I hendes optik er det også vigtigt at være opmærksom på, at 4-dages ugen ikke kun handler om, at ledere og medarbejdere møder ind på arbejde en dag mindre, end normalt.

»Det handler i høj grad om at ændre den måde, vi alle arbejder på i de dage, vi er her. Og det store catch i den her øvelse er, om du formår at arbejde mere effektivt på kortere tid,« siger Charlotte Rugaard Nielsen.

Vil give ansatte plads til familie og fritid
Da hun blev ansat som CEO i 2022, var det en del af jobbeskrivelsen, at hun skulle skabe bedre rammer for medarbejderne, blandt andet via en 4-dages arbejdsuge.

»I en tid med masser af stress og mistrivsel havde vores ejer et ønske om at forbedre medarbejdernes trivsel og give dem større mentale overskud, og dermed forhåbentlig være med til at sikre, at de kan få et langt og godt arbejdsliv, hvor der også er plads til familie og fritid,« siger Charlotte Rugaard Nielsen.

Inden hun satte gang i konkrete forsøg, brugte hun sammen med sin ledergruppe meget tid på at blive klogere på 4-dages arbejdsuge-konceptet og de mange modeller, der findes. De pløjede sig igennem bøger, interviewede eksperter og besøgte virksomheder, der allerede var i gang. Og besluttede på den baggrund at lægge forsigtigt ud med nogle forsøg, hvor man blandt andet afprøvede effekten af fokustid i både produktion og administration. Som næste step indførte Dandiag 4-dages arbejdsuge for en lille håndfuld medarbejdere i produktionen, der prøvede konceptet af i 4-5 uger.

»Vi regnede med, at det var i produktionen, det ville være sværest at indføre, men forsøget viste, at der var noget at komme efter. Faktisk kunne vi se, at medarbejderne ikke alene kunne nå at lave det samme som før, de kunne faktisk nå mere. Så derfor besluttede vi 1. marts sidste år at rulle det ud i hele virksomheden til en start som et etårigt forsøg,« fortæller Charlotte Rugaard Nielsen.

Betaler medarbejdere for at restituere
Dandiag endte efter mange overvejelser på en model, de kalder 4-4-4-2. Alle – inklusive CEO’en og de øvrige ledere – arbejder fire dage, har fri i fire dage, arbejder fire dage igen og holder weekend i to. Efter 14 dage starter det hele forfra.

Modellen sikrer, at alle funktioner er bemandet alle dage ugen igennem, samtidig med at både ledere og medarbejdere har fået reduceret arbejdstiden med fire timer om ugen – uden at gå ned i løn. Den ugentlige fridag kaldes en ’balancedag’, som man kan bruge til alt fra at gå til frisør eller slappe af derhjemme. Bare ikke til at holde ferie eller tage et andet job.

»Vi betaler jo faktisk medarbejderne for at restituere,« som Charlotte Rugaard Nielsen udtrykker det.

Arbejder meget mindre netto
Ifølge kommerciel chef, Rene Kappelgård, sker det kun meget sjældent, at han er nødt til at kalde nogle af sine folk på arbejde på en balancedag.

»Det er kun i helt ekstraordinære situationer, senest da vi flyttede hele virksomheden fra Ishøj til Hedehusene. Men det bliver i givet fald varslet i rigtig god tid,« forklarer Rene Kappelgård.

Han fylder snart 50 og har som leder gennem mange år været vant til at arbejde 37 timer om ugen eller mere. Det har nærmest været en del af hans leder-DNA at arbejde meget, og det var derfor ikke nogen nem øvelse, da han pludselig skulle blive væk fra Dandiag en dag om ugen.

»Jeg har efterhånden vænnet mig til det, men arbejder jeg så kun fire dage om ugen? Nej, det gør jeg nok ikke. Jeg holder mig væk fra Dandiag på mine balancedage, men arbejder stadig en del hjemmefra på de dage. Til gengæld arbejder jeg ikke længere om lørdagen og søndagen. Så netto arbejder jeg langt mindre, selv om jeg ikke altid holder fri den 5. dag i ugen.«

Forstyrret hver 4. minut
For Rene Kappelgård har især værdien af fokustid været en øjenåbner af dimensioner. Inden forsøget gik i gang, lavede han en opgørelse over, hvor mange gange, han blev forstyrret i løbet af en enkelt arbejdsdag. Resultatet var temmelig chokerende: I gennemsnit hver 4. minut blev han kontaktet og/eller forstyrret i sit arbejde.

»Uanset om det var en medarbejder, der gerne ville gå tidligt, fordi hendes kat var syg, eller en alarmerende melding om en kontrakt, der måske var glippet, blev min hjerne jo nødt til at forholde sig til det. I dag har jeg virkeligt fået øjnene op for værdien af bare en eller to timers uforstyrret arbejdstid om dagen.«

Service- og kalibreringschef Julia Nicholson har haft samme oplevelse og oplever i det daglige, at hendes medarbejdere tager fokustiden ekstremt seriøst. Faktisk i en grad så de slår ned på kolleger, der ikke respekterer, at de skal holde munden lukket.

»Nogle gange kan man høre folk sige: ’Du fucker med min fridag’, hvis der er nogle, der glemmer, at det er fokustid. Det er for mig et udtryk for, at alle godt kan se, at vi kun kan fortsætte med 4-dages ugen, hvis vi får de andre dage til at fungere rigtig godt. Og at fokustiden er helt afgørende,« siger Julia Nicholson.

Fridage kan være udfordring for ledere
Selv om både hun og Rene Kappelgård er meget positive overfor de hidtidige erfaringer, lægger de ikke skjul på, at 4-dages arbejdsugen også kan give nogle udfordringer for dem som ledere. Fordi både ledere og medarbejdere skiftevis er væk mandage og fredage, er den direkte kontakt leder-leder eller leder-medarbejder blevet udvandet lidt.

»Modellen betyder, at mange af os kun er på arbejde tre dage samtidig, fordi vi på skift er væk mandage og fredage, af og til begge dage. Internt i ledergruppen bliver vi derfor nødt til at lægge al fælles koordination tirsdag, onsdag eller torsdag,« pointerer Julia Nicholson.

Tilsvarende kan det være en udfordring, hvis du som leder har balancedag om fredagen OG også mandagen efter. Så går du hjem torsdag og er først retur på virksomheden om tirsdagen.

»Det kan godt være lang tid at være væk fra sine medarbejdere. Der kan hurtigt blive behov for, at du træder til i den mellemliggende periode,« siger Rene Kappelgård.

Ingen af dem kunne dog tænke sig at vende tilbage til det gamle regime. Rene Kappelgård er ret overbevist om, at han kan se frem til mange flere gode år på arbejdsmarkedet på den her måde.

»Vi skal jo formentlig arbejde til, vi bliver et stykke over 70. Jeg er ikke sikker på, at jeg ville have lyst til at gøre det – eller sikker på at det ville være godt for mig – hvis jeg gjorde det på samme måde, som jeg gjorde, før vi startede med 4-dages ugen,« lyder det fra Rene Kappelgård.

Begejstring blandt medarbejderne
Også i medarbejderstaben er der stor tilfredshed med de nye måder at arbejde på. I begyndelsen var der ellers nogen skepsis at mærke, men det er et helt overstået kapitel nu, fortæller Signe Hvid Sørensen, der er service- og kalibreringstekniker og Birgitte Karna Davidsen, der er salgs- og produktspecialist.

»Jeg synes, 4-dages ugen er guld værd. De fire dage, man har fri i træk, giver meget mere overskud til for eksempel at lave ting i weekenden,« siger Signe Hvid Sørensen.

Birgitte Karna Davidsen er helt på linje.

»Alene tanken om, at man lige om lidt har fire sammenhængende fridage, giver megameget overskud. Og det giver også ekstra motivation til at give den en skalle, når man er på arbejde. Til gengæld kræver den her ordning også, at man er meget koncentreret og fokuseret de fire dage, man er på arbejde, men jeg synes, at vi har bevist, at man godt kan nå det samme på kortere tid,« siger Birgitte Karna Davidsen, der ligesom Signe Hvid Sørensen har svært ved at forestille sig at vende tilbage til normal arbejdsuge.

»Jeg håber rigtig meget, at forsøget fortsætter, og at ordningen på et tidspunkt bliver gjort permanent,« lyder det fra Signe Hvid Sørensen.

Lavere fravær og bedre trivsel
Ifølge Charlotte Rugaard Nielsen har resultaterne af den første forsøgsperiode været rigtigt gode. Effekten kan blandt andet måles i form af lavere sygefravær og øget trivsel, samtidig med at virksomheden fortsat er i vækst. Alligevel har hun og resten af ledergruppen netop besluttet at vente med at gøre 4-dages arbejdsugen permanent.

Til en start nøjes man med at forlænge forsøget med endnu et år.

»Vi har brug for lidt mere tid til at se, hvordan det her lander og bliver forankret i organisationen. Det er jo sådan med gamle vaner, at de er supernemme at vende tilbage til og har det med at poppe op igen,« siger Charlotte Rugaard Nielsen.

For hende som leder har forandringsprojektet været noget af det mest spændende og berigende, hun har arbejdet med i karrieren. Det har lært hende, hvor vigtigt det er, at lederne selv går forrest, når man gerne vil ændre ellers indgroede vaner og måder at gøre tingene på, og det har åbnet hendes øjne for, hvor meget man kan vinde som organisation, hvis man øver sig på at blive skarpere på alle arbejdsprocesser. Mest af alt er hun stolt over at være direktør i en virksomhed, der har besluttet at give en så stor ’gave’ til medarbejderne.

»Jeg er sikker på, at effekten på længere sigt vil være, at vi får nogle medarbejdere, som er stærkere mentalt og som holder længere, fordi de får mulighed for at restituere bedre derhjemme. Som leder er der ikke noget mere fantastisk, end at kunne give så gode vilkår til medarbejderne,« lyder det fra Charlotte Rugaard Nielsen.