I årevis har vi glemt de reelle pauser på kontoret. Men pauser bør være lederens strategiske værktøj

Det er på tide, at vi tager pausen på arbejdet seriøst igen, for den kan både give mere energi og lavere stressniveau, lyder konklusionen på flere forsøg, hvor gåture og yogamåtter har været en organiseret del af hverdagen. Blandt andet hos serviceafdelingen i Købstædernes Forsikring, hvor medarbejderne i foråret 2022 i seks uger skulle lægge telefonerne og slippe computeren hver formiddag kl. 10.00 for at tage en pause på 20 minutter.

Lederen af afdelingen hos Købstædernes Forsikring, Helle Dahl, beskriver sine medarbejdere som ”meget pligtopfyldende”. En normal arbejdsdag er typisk styret af ambitiøse mål for sagsbehandlingstid og kundetilfredshed, og medarbejderne var først tøvende over for pauserne, husker hun:

»En af dem, som var allermest tøvende, er sådan et duracell-batteri. Hun sagde, at hun ikke kunne forestille sig at sidde i 20 minutter,« fortæller hun og tilføjer:

»Men i dag er hun faktisk en af de største fortalere for pausen.«

Konkret viste målinger med pulsure, at medarbejdernes pauser reducerede stressniveauet med 13 procent, de mødte på arbejde med 13 procent mere energi og forlod arbejdet med 19 procent mere energi.

De sløjfede pauser
Eksperimentet er en del af en forsøgsrække, der har sat ’jagten ind på den perfekte pause’. Bag eksperimentet står Future Work Lab, et forskningsbaseret projekt, der tester, hvordan arbejdspladser kan modernisere arbejdsgangene for kontormedarbejderne i finanssektoren, der i de senere år har været plaget af dårlig trivsel og stress. I 2021 viste en måling fra Finansforbundet, at 27 procent af de 7.500 repræsentativt udvalgte medlemmer oplevede et niveau af stress, der gik ud over helbredet.

Der er brug for eksperimenterne med nye vaner og kulturer på arbejdspladserne, herunder pauser, mener forsøgsleder og ledelsesrådgiver, Pia Hauge. Pausen er vigtig for medarbejdernes trivsel og effektivitet, men den er blevet glemt ved hæve/sænkebordene:

»Allerede i 1920’erne i industrisamfundet var der en erkendelse af, at medarbejdere havde brug for pauser fra samlebåndet for at være mest tilfredse og effektive. Men i vidensarbejdet er pauserne langt hen ad vejen forsvundet. Tegnene på træthed er ikke de samme. Vi bliver ikke ømme i musklerne, og vi har samtidig svært ved at spotte egne fejl ved computeren, så vores intuition fortæller os, at vi bare kan køre på fra 08.00 til 16.00,« fortæller hun.

I Købestedernes Forsikring genkender man, at pauserne er forsvundet, og det skyldes blandt andet de seneste års fokus på effektivitet og optimering. Det mener HR-chef, Louise Foldager, som husker, at det ikke altid har været sådan:

»For 10, 15, 20 år siden var det helt sædvanligt i forsikringsbranchen, at man havde en formiddagspause og en eftermiddagspause, lidt ligesom de fleste håndværkere har brug for i dag. Men så kom effektivitetsbølgen, og man fokuserede på ’slendrianer’, snak og kaffe, så pauserne blev skældt ud og forsvandt,« fortæller Louise Foldager og tilføjer efter en lille tænkepause:

»Men måske er det kammet lidt over – måske havde man lidt fat i den lange ende i gamle dage, hvor man skemalagde sin pause mere. Effektivitetsræset har jo fjernet det fra mange vidensvirksomheder.«

Men det var alligevel ikke uden bekymringer, at Helle Dahl gik ind i eksperimentet, som i praksis gav medarbejderne en ekstra betalt pause hver dag i arbejdstiden.

»20 minutter per mand af 16 mand er meget af en produktion,« konstaterer hun og fortæller, at de formelle pauser jo ikke annullerede alle de uformelle samtaler ved kaffemaskinen.

Pause i fællesskab
Det er ikke fordi, Helle Dahls ansatte ikke var vant til pauser i løbet af dagen. Ligesom andre kontoransatte kan de selv vælge tage fem minutter, hvorimod håndværkere har større tradition for faste pauser, siger Helle Dahl:

»På kontoret er det jo mere naturligt, at man kan stemple ud løbende, lige tjekke Aula eller sin private mail. Der er masser af mulighed for at tage pauser, men dermed ikke sagt, at man slapper af og lader op.«

Det er Pia Hauge enig i. Ifølge forsøgslederen kan det være et problem, at de individualiserede pauser foran computeren har erstattet de mere formelle kaffepauser.

»Nogle steder er de små formelle pauser blevet sløjfet som en del af en regnearksagtig spareøvelse. På papiret ser 200 medarbejdere gange 20 minutter ud af meget spild, som nemt kan spares.«

Konsekvensen er, at vi tager uformelle pauser løbende og alene, fortæller hun. Men i en effektivitetskultur er det ikke altid nemt selv at administrere sin pause:

»I den her protestantiske arbejdskultur, så opfattes pausen som dovenskab – altså den syvende dødssynd i kontorfælleskabet. Men konsekvensen af, at vi må tage tabubelagte individuelle pauser, bliver bare, at vi kamuflerer vores kontorkoma ved at forsøge at se aktive ud, selvom der ikke foregår så meget inde bagved,« siger Pia Hauge.

Effekten af formiddagspausen
De fleste genkender kontorkomaen. Tankerne, der ikke vil samle sig, de stjålne blikke hen på uret og behovet for de ekstra kopper kaffe. Men de fleste oplever ikke, at trætheden trænger sig på allerede kl. 10.00 om formiddagen. Så hvorfor lægge et pauseeksperiment der?

»Det virker lidt kontraintuitivt at tage en pause om formiddagen i stedet for eftermiddagen, hvor vi typisk mærker trætheden trænge sig på. Men manglende koncentrationsevne eller stor lyst til at hænge ud på Facebook er et tegn på, at du allerede trænger til at få genopladet de mentale batterier, så du igen kan løse svære opgaver og tage gode beslutninger. Pauser kan også virke forbyggende, så du nemmere bliver på sporet resten af dagen,« fortæller Pia Hauge.

Hun konstaterer, at man sagtens kan lægge pauser om eftermiddagen, da enhver pause sænker stress og stimulerer tænkeevnen, men en pause om formiddagen kan være et stærkt strategisk redskab, som kan forebygge medarbejderes udbrændthed. Og resultaterne fra forsøget med formiddagspausen ved Købstædernes Forsikring viser, at der er noget om snakken.

Mere energi og mindre stress
»Resultaterne viste, at medarbejderne både starter og slutter dagen med mere energi, efter pausen blev introduceret, og stressniveauet faldt,« fortæller Pia Hauge og konstaterer:

»Det betyder jo, at effekten af en pause klokken 10.00 om formiddagen varer helt til ud på eftermiddagen, så medarbejderne har mere energi – også når de får fri.«

Efter forsøget har Helle Dahl evalueret med sine medarbejdere, som generelt var positive over formiddagspausen.

»Der var flere, der ikke helt opdagede en markant forskel, men for nogen gjorde det en enorm forskel. Jeg tror endda, at forsøget var med til at redde en af mine medarbejdere fra stress,« fortæller Helle Dahl.

Og hendes højtpræsterende medarbejder, Duracell-batteriet Gitte Rømer, har lagt skepsissen på hylden efter at have givet formiddagspausen en chance:

»Jeg kunne bare mærke en kæmpe effekt resten af dagen og et kæmpe overskud,« fortæller hun.

»Jeg synes slet ikke længere, at 20 minutter er for lang tid. For mig er den tid nødvendig for at komme ned i gear.«

Men der var også nogle, som ønskede selv at bestemme, hvor meget og hvornår, de skulle holde pausen, fortæller leder Helle Dahl:

»Der var nogen, som bare blev afhængige af deres tyve minutters pause. Men der var også nogen, som følte, at de blev mere stressede over længden på tyve minutter. Inklusiv mig selv. Jeg sad og kiggede på uret de sidste fem minutter og tænkte, hvornår jeg mon kunne begynde arbejdet igen. Så derfor er det meget individuelt.«

Selvom det viste sig, at pauserne ikke gik udover den samlede produktion, er det svært ikke at bekymre sig om den, erkender hun.

»Selvom vi indførte en formel pause, var der stadig lige så meget snak over kaffemaskinen, så det ser ikke ud til at de formelle pauser effektiviserede pauserne. Så det har jeg nogle overvejelser om. Der skal i hvert fald eksperimenteres lidt mere.«

Pia Hauge pointerer dog, at pauser netop kan være ekstra vigtige for de medarbejdere, der ikke får holdt pause, fordi de ikke selv synes, de har tid til det – eller fordi, de ikke vil opfattes som dovne i chefens øjne:

»Det kan netop handle om, at de er ved at miste overblikket eller simpelthen har mistet evnen til at finde ro og engagere sig i noget andet. Her er det lederens opgave at fange stress i opløbet og hjælpe medarbejderne til at få holdt pause med god samvittighed. Det betyder, at lederen skal legitimere pausen. Både fordi pausen sænker stressniveauet her og nu, og fordi det bliver lettere at få bugt med svære opgaver og bevare overblikket og undgå stress, når man er frisk i hovedet,« fortæller Pia Hauge og understreger, at den kvalitetsbevidste leder bør insistere på pauser i løbet af dagen:

»Alt for mange dumme fejl og dårlige beslutninger som konsekvens af trætte hjerner er langsommeligt og stressende i det lange løb for alle,« konstaterer hun.

’Jeg har gået mig mine bedste tanker til’
Ifølge Pia Hauge kan pauser ikke kun give mere energi og minimere stress, de er også vigtige for at få ny inspiration, bevare evnen til at tænke innovativt og for relationerne på arbejdspladsen. Netop det viste bestemt en form for pause sig oplagt til:

»’Jeg har gået mig mine bedste tanker til’, skrev filosoffen Søren Kierkegaard engang, og det er præcis det, en gåtur kan gøre midt på en arbejdsdag,« fortæller Pia Hauge og uddyber:

»Gåturen opfylder alle kriterier for en god pause: en pause, hvor man bevæger sig, er bedre end en stillesiddende pause, en pause ude er bedre end en pause inde, for de fleste er en social pause bedre end en alenepause, og en pause, hvor du engagerer dig i noget andet, end det du lige sidder med, er bedre, og så fjerner gåturen dig fra storrumskontorets småstøj eller dine hovedtelefonernes komprimerede støj.«

I Future Work Lab har Pia Hauge været med til at udvikle konceptet Kollega To Go, der er en skemalagt og obligatorisk gåtur med en ny kollega hver gang. Gåturen blev blandt andre testet af Lise Andersen-Alstrups afdeling i forsikringsselskabet LB Forsikring. I seks uger blev medarbejderne hver uge bedt om at gå to ture med en kollega på cirka 30 minutter.

»Vi skemalagde turene, så man gik tur med en ny kollega hver gang. På den måde fik vi indført en pause, som tjente to formål. Den skabte både relationer, men gav også restitution,« fortæller Lise Andersen-Alstrup.

Selvom det i starten var en logistisk udfordring at få alle medarbejdere plottet ind i et gåtursskema, er der ingen tvivl hos Lise Andersen-Alstrup om, at både hun og hendes medarbejdere er begejstrede for de ugentlige gåture.

»Det gav energi og god stemning, der spredte sig til resten af teamet. Når folk kom tilbage, var de ofte opløftet af en god samtale eller et grin, de havde haft på vejen.«

Indfør en pause for produktionens skyld
Da forsøget var afsluttet i LB Forsikring, var stemningen god. Det var nemt for Lise Andersen-Alstrup at mærke, at de ugentlige gåture havde været gode for trivslen. Især gav det mulighed for en stor gruppe nye medarbejdere at lære de eksisterende bedre at kende. Det skabte mere tryghed i afdelingen.

Men der var også en produktion og nogle KPI’er at tage hensyn til. Så hvordan påvirkede pauserne arbejdet?

»Vi gik ind i eksperimentet med en forventning om at skabe relationer og samtaler – altså det bløde, men da det gik så godt, turde vi faktisk også at måle på, om det gjorde noget godt for vores produktion,« fortæller hun.

I LB Forsikring måles der allerede på produktivitet, kundetilfredshed og sygefravær. Da Lise Alstrup-Andersen så tallene fra forsøgsperioden og sammenlignede med et tilsvarende team i virksomheden, var resultaterne slående.

»Det viste sig jo, at vi faktisk øgede vores egentlige produktionstid med tre procentpoint i forhold til det andet team under eksperimentet. Samtidigt steg vores kundetilfredshed. Det betyder jo, at vi ikke bare leverede mere arbejde, det var også af bedre kvalitet for kunderne,« konstaterer hun.

Vi skal holde i længere tid
Lise Andersen-Alstrup vil gerne holde fast i de ugentlige gåture mellem kollegerne, men lige nu er det op til LB Forsikrings HR-afdeling og øverste ledelse at vurdere, hvilken form den formelle pause skal have, og hvordan den kan implementeres i hele organisationen.

»Men mine medarbejdere savner det allerede og har udtrykt ønske om at få lov til at beholde dem,« griner Lise Alstrup-Andersen, som heller ikke lægger skjul på, at stod det til hende, blev gåturene en fast del af arbejdsugen.

Hos Købstædernes Forsikring er HR-chef Louise Foldager positiv over eksperimentets resultater, men i selskabet er der ikke taget beslutning om, hvad rammerne for pausen skal være, hvis hele organisationen skal have dem. Overordnet ser hun to hovedårsager til at tage behovet for flere pauser mere seriøst:

»I øjeblikket er der kamp om hænderne, så vi kan gøre trivsel til et konkurrenceparameter. Vi har jo behov for at gøre os så attraktive som overhovedet muligt. Men der er også det lange perspektiv i, at de kommende generationer skal være i længere tid på arbejdsmarkedet, så vi skal passe bedre på medarbejdernes hjerner, så de holder længere,« fortæller hun.

For forsøgsleder Pia Hauge er det nødvendigt at genoverveje, hvordan man holder pause på kontoret. For i dag skal vi passe lige så godt på vores hjerne, som vi skal passe på vores krop. Og her er pausen et effektivt redskab, siger hun:

»De fleste tømrere ved, at de ikke kan knokle på uafbrudt i flere timer uden at blive for trætte til at arbejde eller blive nedslidte på sigt. Det samme gælder hjernen, og det skal vi genopdage. Vi har også brug for at slappe af i hjernemusklen, hvis vi skal holde dagen og arbejdslivet ud.«