5 gode råd: Sådan håndterer du samtalen, når du skal fyre en medarbejder

En opsigelsessamtale er næppe en af de opgaver, du som leder ser frem til. Tværtimod. Det er en tung besked, du skal overbringe. Og reaktion hos den opsagte kan være voldsom.

Men hvis du ved, hvordan du vil formulere dig, og hvad du skal gøre og sige, hvis medarbejderen bliver vred eller ked af det, øger du chancen for en værdig og professionel samtale. Og det vil ikke bare gøre oplevelsen mindre ubehagelig for den ramte medarbejder. Det vil også betyde, at du efterfølgende kan stå inde for den måde, du som leder løftede opgaven på.

Her giver ledelsesrådgiver hos Lederne, Flemming Andersen, dig fem gode råd til, hvordan du helt konkret griber opsigelsessamtalen an.

Artiklen er den anden af tre artikler om den vanskelige opgave at fyre. De to andre om ’før’ og ’efter’ opsigelsessamtalen finder du her.

9 gode råd: Sådan forbereder du dig, hvis du skal fyre en medarbejder

5 gode råd: Sådan leder du dit team efter en fyring

Du kan bruge rådene i alle tre artikler, uanset om du skal opsige en enkelt medarbejder eller flere i en fyringsrunde. 

Medarbejderen vil hurtigt lugte lunten, hvis du indleder med en længere fortælling om situationen i virksomheden. Fortæl i stedet med det samme, hvorfor du har indkaldt til mødet, og hvad årsagen til opsigelsen er. Formuler dig på en respektfuld og venlig måde, men stadig så præcist, at der ikke kan opstå nogen form for tvivl om budskabet.

Det kan især være en udfordring at indlede samtalen. En mulighed kan være at indlede med at sige, at ’jeg har en dårlig nyhed’ eller ’vi skal have en alvorlig samtale’. På den måde forbereder du medarbejderen på, hvad der venter. Det kan være en god idé at skrive de indledende formuleringer og stikord til begrundelsen ned, som du kan skæve til, hvis du bliver i tvivl. Hellere læse op end at sige noget, der er misvisende eller decideret forkert.

Under samtalen bør du holde dig til det, du har planlagt at sige. Især i forhold til baggrunden for opsigelsen. Begynder du at improvisere, hvis medarbejderen spørger ind til årsagen, risikerer du at få sagt noget, som er uklart eller kan tolkes som en forhandlingsåbning. Og det vil blot gøre samtalen endnu vanskeligere.

Stå i stedet fast på hovedbudskabet, og gentag det, hvis det bliver nødvendigt. Det vil skabe klarhed om årsagen og desuden vise, at beslutningen ikke står til at ændre.

Vær forberedt på, at det kan afføde en stærk reaktion hos medarbejderen at blive opsagt. Det kan være med vrede, frustration, gråd eller indadvendthed. Og det skal der være plads til. For det er en svær besked at få, at du ikke længere skal være en del af et sted, som du måske føler dig knyttet til og som en vigtig del af.

Men samtidig skal du være bevidst om din rolle. Det handler ikke om, at du skal overtage medarbejderens følelser eller forsøge at hjælpe vedkommende med at bearbejde dem, men om at vise, at du respekterer medarbejderens behov for at reagere. Det gør du ved at give tid og plads til medarbejderens reaktion og være lyttende, rolig og nærværende imens.

Som en afslutning på samtalen kan det være en god idé at gennemgå, hvad de forskellige punkter i opsigelsesbrevet betyder. Men hold det kort og faktuelt. Medarbejderen vil nemlig formentlig befinde sig i en form for choktilstand og derfor have svært ved at forholde sig til særlig mange detaljer om opsigelsen.

Det er dog især vigtigt at klargøre overfor medarbejderen, om han eller hun er fritstillet eller skal arbejde under opsigelsesperioden. Og at få forklaret, hvad den videre proces bliver.

Det vil give en tryghed for medarbejderen at vide, hvordan opsigelsen vil blive kommunikeret ud til resten af huset. Så afslut gerne med at fortælle, hvordan du har tænkt dig at overbringe nyheden til de tilbageværende medarbejdere – fx ved at indkalde dem til et møde – og hvad du konkret har tænkt dig at sige.

Det er en god idé at tilbyde en opfølgende samtale et par dage efter. På det tidspunkt har medarbejderen haft mulighed for at sunde sig og kan have behov for at stille spørgsmål til opsigelsen og det videre forløb.

Pas dog på ikke at få det til at lyde som en forhandlingsåbning. Der må ikke herske tvivl om, at beslutningen står ved magt. Den opfølgende samtale skal ses som en mulighed for den opsagte for at få svar på eventuelle tvivlsspørgsmål. Ligesom det her vil være oplagt at gennemgå den fratrædelsespakke, I har valgt at tilbyde – herunder eventuelle muligheder for outplacementforløb eller anden hjælp til jobsøgningen.